Freektato – általános iktató

Bevezetés

A Freektato egy általános iktató, számla- és költség nyilvántartó alkalmazás. Az SDITemplate keretrendszerrel készült. Jellemzői:

• Fejlett grafikus felhasználói felület, Windows környezetben
• Kompatibilis a 64 bites rendszerekkel
• Személyes célra ingyenesen letölthető és használható (terméktámogatás nélkül)
• Üzleti célra többfelhasználós, hálózatos alkalmazás (fizetett terméktámogatással)
• Alkalmas a következő adatok nyilvántartására:
  • Ügyintézők
  • Partnerek
  • Irattár (tárolási hely)
  • Ügyirat
  • Ügyiratok mellékletei, csatolt szkennelt és fotózott képek

 Ügyintézők

Az ügyintézők azok a személyek, akik az iktatott ügyiratokkal kapcsolatban tevékenységet folytatnak. Ez alatt nem az iktatásra kell gondolni (bár ez is az ügyintézés egyik formája) hanem az iktatott ügyirattal kapcsolatos tevékenységek elvégzését. Például egy számlával kapcsolatban ügyintézésnek minősülhet a számla könyvelése. Egy szerződéssel kapcsolatban a szerződés felbontásának lebonyolítása stb. Az ügyintézők nevén kívül megadható a be- és kilépés dátuma, az osztály ahol dolgoznak (pl. könyvelés) és a munkakör. A Freektato tetszőleges számú ügyintézőt képes kezelni.

Irattár

Az irattár egy fa struktúra, ami az iktatott iratok helyét határozza meg. Itt egy példa:

Az irattár tetszőleges mélységű fát alkothat, amelyet az irattár szerkesztő ablakon lehet módosítani. Az irattár elemeit alkotó helyek többféle típussal rendelkeznek (pl. Telephely, Szekrény, Szoba, Mappa stb.) és ezeket a típusokat is tetszőlegesen lehet konfigurálni.

Partner

Az ügyiratokhoz kapcsolódó partnerek szerkesztő ablakán megadhatjuk a partner nevét, illetve azt hogy az adott partner általában milyen minőségében fordul elő (Szállító, Vevő, Kibácstó, Ellenjegyző stb.) A Freektato támogatja a partnerekhez kapcsolható dinamikus mezők használatát, így a partnerekhez tárolható információk tárháza szinte korlátlan.

Ügyiratok

Az iktatás alapeleme, szerkesztő ablaka szintén támogatja a dinamikus mezők használatát, de enélkül is szemantikailag gazdag:

• Van ügyintézője
• Iránya (kimenő bejövő átmenő belső stb.)
• Lehet osztálya (pl. könyvelés, raktár, ügyfélszolgálat stb.)
• Van típusa (szerződés, telefax, számla stb.) és jellege (ajánlat, bank, hatósági ügy, reklámanyag stb.)
• Egyedi iktatószámmal rendelkezik, amiről első ránézésre látszik az ügyirat típusa
• Van egy tárolási helye, ami egy irattár.
• Megadható hozzá három további csoportosítás szempont, amit kedvünk szerint definiálhatunk
• Megadhatunk két összeget is ÁFA kulccsal, különböző devizákban

Ezen kívül több részletadat is kapcsolódhat hozzá:

• Partnerek az ügyirat-partner kapcsolaton keresztül.
• Mellékletek, melléklet típus szerint csoportosítva
• Szkennelt vagy fotózott képek, amiket a program közvetlenül szkennerről is képes beolvasni.

További tervezett funkció egy általános napló, ami az ügyirattal kapcsolatos összes eseményt tárolja.

Ügyiratok és partnerek kapcsolata

Más iktatóprogramokhoz képest egyedi módon, az ügyiratok és a partnerek kapcsolatát egy hármas kapcsoló táblázat írja le, intuitíve az alábbi képen látható módon:

Egy ügyirathoz tetszőleges számú partner megadható, és fordítva. Egy partner egyszerre több minőségben is szerepelhet (pl. lehet szállító és eladó egyben).